Psicologia no Gerenciamento de Projetos

Compreender como suas emoções influenciam seu comportamento pode fazer grande diferença para gerenciar um projeto. Um bom gerente de projetos deve ainda ter a capacidade de perceber o estado emocional dos integrantes de sua equipe.

Você não precisa tornar-se um Daniel Goleman, mas é importante incluir em seus pensamentos que a capacidade de controlar-se e a capacidade de perceber os sinais de sua equipe são fatores importantes no trabalho.

Saber quando e como questionar o desempenho da equipe e dos resultados do projeto é um grande diferencial. Elaborar as perguntas de forma que as pessoas entendam claramente o problema é também importante.

Assim, é muito interessante buscar artigos sobre comunicação e sobre psicologia no trabalho para ter sucesso no gerenciamento de projetos.

Capacitação em Gerenciamento de Projetos

Duas coisas são graves problemas em termos de capacitação em Gerenciamento de Projetos.

Primeiro, muitas pessoas que trabalham com gerenciamento de projetos não sabe que trabalham com o tema e, quando sabem, muitas vezes não fazem capacitação em gerenciamento de projetos. Segundo, muitas capacitações que temos são pouco práticas, focando em aspectos importantes para aqueles que já possuem uma noção, mas não atendem aspectos básicos de um planejamento. Explico:

Antes de ensinarmos gerenciamento de projetos, as pessoas precisam saber o que é e dominar o uso de:
Objetivo, justificativa, histórico, projeto, etapa, restrições, planejamento, plano de projeto, estratégia, benefício, resultado, serviço, entrega, ação, tarefa, atividade, etc.
Você tem segurança em todos estes temas? Estude!

Lançamento do PMBOK 4a edição em português

A quarta edição do Guia PMBOK®, que já está disponível para download desde o início do ano para os membros do PMI®, ainda não pode ser encontrada em cópia impressa.


Segundo o site LivrosProjetos.com.br o lançamento da cópia impressa do Guia PMBOK® quarta edição deverá ocorrer em 30 de setembro.


Assim como acontece no site LivrosProjetos.com.br, no site do PMI®, o PMBOK® 4ed está disponivel para pré-venda.

Microsoft anuncia o MS-Project 2010

A Microsoft anunciou o lançamento da atualização do MS-Project. O MS-Project 2010.

O MS-Project 2010 faz parte do pacote do Office. De 14 a 17 de setembro haverá a Project Conference 2009, onde haverá apresentação técnica e treinamento no MS-Project 2010.

Veja as principais características do MS-Project 2010: (em inglês)


Project 2010 builds on the Project 2007 foundation to provide an end-to-end work management platform. The key investment areas are targeted at letting you choose the right tools that can evolve with you:

• Enhance user experience and appeal
  
  • Fluent user interface
  • User controlled scheduling
  • Powerful new views
  • Web-based project editing
    
• Improve execution with effective collaboration
  
  • Integration with SharePoint Server 2010
  • Richer workgroup collaboration
  • Enhanced time/status tracking
    
• Unify project and portfolio management
  
  • Common user experience through full PPM lifecycle
  • Improved demand management
  • Better reporting and BI
    
• Simplify deployment and extend interoperability
  
  • Microsoft Exchange integration
  • 64-bit compatibility of client and server
  • No ActiveX dependency

Comunicação, mais pessoas, mais falhas!

Por ruídos de comunicação, tive uma surpresa engraçada. Solicitei aos gerentes de projeto da empresa um resumo de duas páginas de cada proposta de projeto. Um deles me surpreendeu quando apresentou um resumo de 9 páginas, uma grande diferença!

Ao perguntar para o técnico que desenvolveu o trabalho as razões para tantos detalhes, enquanto ele me explicava notei que ele não recebeu as instruções entregues aos gerentes.

As instruções foram apresentadas em reunião, constaram no registro da reunião e também encaminhadas aos participantes por e-mail posteriormente.

Mesmo assim, a pessoa que fez o trabalho soube da atividade "no corredor" e desenvolveu, com execlente dedicação, algo que eu não solicitei.

Por mais cauteloso que se tente ser, quanto mais pessoas envolvidas, maior a possibilidade de falhas! É importante conversar diretamente com a pessoa que irá realizar o trabalho e manter o contato durante o seu desenvolvimento.

Turbine sua carreira com cursos de gerenciamento de projetos

Fonte: itweb

Retração financeira, empregos por um fio e um cenário marcado pela instabilidade. A época é de vacas magras, porém, os especialistas aconselham que os profissionais devem turbinar seus currículos para mostrar diferenciação dentro e fora da empresa. Mas quais os cursos que podem dourar o histórico do executivo e até significar melhores salários? Para Margot Nick, gerente da consultoria Kienbaum, especializada em recrutamento e seleção de altos executivos e média gerência, os cursos de gerenciamento de projetos e diplomas nas áreas de Itil e data mining estão na mira dos empregadores. "São temas que valorizam qualquer currículo", afirma.

Leia a continuação deste artigo no IT Web:

http://www.itweb.com.br/noticias/index.asp?cod=59330

Atualize-se e melhore o desempenho dos projetos

Estamos sempre ouvindo como está dinâmico o ambiente de trabalho, especialmente no contexto de projetos.

É preciso estar sempre atualizado, ler e estudar sempre é determinante para assegurar uma carreira profissional. Novas soluções estão surgindo diariamente, tecnologias, ferramentas, pontos de vista.

Ficar parado é ficar para trás. Quem não lê, perde grandes oportunidades. Livros, sites, revistas, blogs, apostilas, twitter, podcasts, listas de discussão, enfim, estar sempre buscando aprimorar os conhecimentos.

Como a maioria das pessoas não estuda, estudar um pouco mais que os demais pode trazer um bom diferencial para sua carreira.

Prepare uma agenda, separando o quê e quando você irá estudar, reserve um tempo diário para isso, 20 minutos, uma hora, de acordo com suas possibilidades.

Além dos materiais nacionais, procure publicações estrangeiras, assim você pode saber das coisas antes delas chegarem aos livros traduzidos.

Fique ligado! Em gerenciamento de projetos você precisa acompanhar as mudanças e estar atento às oportunidades. Monte uma boa biblioteca e gere resultados mais significativos e diferenciados, só depende de você. Se são tempos de crise, invista em você!

Pense positivamente, seja pró-ativo

No ambiente de projetos é preciso ser proativo, antecipando os potenciais problemas e minimizando a possibilidade de falhas antes que elas ocorram.

Normalmente, o projeto é único e exclusivo, e você pode ganhar muito com isso. É importante pensar positivamente. Veja o projeto sempre como uma oportunidade. São oportunidades para conhecer pessoas, oportunidades para criar novos processos, oportunidades para experimentar situações diferentes, oportunidades para crescer profissionalmente, e por aí vai.

Cada projeto é um novo desafio. Cada projeto é um novo tipo de prazer, um novo aprendizado. Mantenha este clima positivo de trabalho e incentive sua equipe a ter a percepção destas oportunidades.

Ao se deparar como uma situação problema, a melhor atitude do gerente de projetos, é enfrentar imediatamente. Deixar para pensar em solucionar depois normalmente é pior. Esperar limita a quantidade de possíveis escolhas e os impactos negativos tendem a ser maiores maiores.

Aproveite cada momento dos seus projetos! Descubra e crie oportunidades, seja pró-ativo!

Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos

Em novembro deste ano haverá o 4o. Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos. Para quem é da área, está aberta a chamada de trabalhos para publicação de artigos.

Acompanhe as informações sobre o congresso no site do PMI Capítulo de Minas Gerais http://www.pmimg.org.br.

Para autores, clique aqui para ver os temas da a chamada de trabalhos. Os artigos devem ser encaminhados até 10/08/2009.

Se você trabalha com gerenciamento de projetos, participe!

Agenda indefinida causa baixa produtividade

O fato de algumas organizações não definirem um planejamento geram análises inconsistentes de cenários e desperdício de esforço de seus colaboradores.

A indefinição de uma agenda, leva os profissionais a dispersarem no trabalho. Tal fato resulta naturalmente em baixa produtividade.

Com a falta de planejamento, as solicitações acabam sendo sempre 'urgentes'. Dessa forma, muitas atividades adquirem uma complexidade 'percebida' muito superior àquela complexidade 'real', caso a atividade tivesse sido solicitada com a antecedência possível. Ainda, muitos erros de entregas são cometidos em virtude das solicitações 'urgentes' feitas às pressas (leia-se 'urgentes'='mal planejadas').

Resumindo, a baixa produtividade da equipe e alguns erros de entregas podem ter uma causa bem definida, falta planejamento, ou seja, a 'culpa' é do gerente.

Urgente não é importante

Dentre os erros de gerentes de projetos que podemos encontrar é a ansiedade de resolver tudo 'para ontem'.

Nem todas as atividades são urgentes e nem todas as atividades são importantes. E, saber diferenciar o que é urgente do que é importante é uma das questões mais "importantes" para o gerente de projetos.

Em um dos livros de Goldratt, Corrente Crítica, o autor chama atenção para a priorização das atividades (dentre outras coisas muito interessantes na análise de um cronograma). Tentar fazer tudo ao mesmo tempo, não torna o projeto mais rápido.

Priorizar. Esta é a chave para o sucesso.

Faça um mapa dos projetos da empresa. Defina os mais importantes e faça uma análise detalhada do planejamento desses projetos. Quanto aos demais, deixe simplesmente acontecer.

Procure sempre pensar o que é urgente e o que é importante. Se você nunca faz o importante, sempre estará apagando incêndios, sempre no urgente. Você irá aguentar até quando?

Priorize seu trabalho. Faça o que é importante!

Planejamento rápido vale a pena?

Muitos gerentes de projetos negligenciam as etapas de planejamento. O problema de inciar um projeto sem planejamento é que o gerente de projetos irá deixar de identificar potenciais falhas ou oportunidades dos projetos.

É mais fácil e rápido prestar contas de um projeto quando os indicadores de desempenho são definidos com antecedência. Para quem utiliza Work Breakdown Structure (WBS), é importante desenvolver a WBS pensando nos indicadores de desempenho.

Pela falta de planejamento e monitoramento, muitos gerentes de projetos gastam horas de suas equipes para gerar relatórios que muitas vezes são criados praticamente "do zero". O resultado é um desperdício de tempo (e dinheiro) do projeto, e ainda, da paciência das equipes. Os relatórios gerados às pressas também costumam pecar por informações imprecisas, apresentação inadequada e até reuniões mais longas, pois informações importantes muitas vezes são esquecidas.

Dedicar horas ao planejamento não é um desperdício. É um ótimo investimento, mas cabe ao gerente de projetos determinar a forma e o tipo de detalhamento de cada projeto de acordo com a complexidade, valor, grau de inovação, etc.

Sucesso nos projetos! Muitos planos e muitos estudos!

Copa 2014

Com a divulgação das cidades que irão sediar os eventos da Copa do Mundo de Futebol em 2014, fica a expectativa de que as grandes obras de infra-estrutura estejam concluídas com qualidade nos prazos necessários.

Ótimo para o Brasil e excelente para a comunidade de gerenciamento de projetos. Certamente oportunidades de trabalho interessantes irão surgir para todos os envolvidos com gerenciamento de projetos.

É hora de se preparar. Muita leitura, muito treinamento, muita análise crítica sobre sucesso dos seus projetos.

Assim como as cidades se candidataram para a oportunidade de participar deste grande evento, você também deve se preparar.

Sucesso aos bons gerentes de projetos do Brasil!

Foco no resultado

Simplicidade e foco no resultado deveria ser um mantra no ambiente de projetos.

A dificuldade que noto aqui, é que muitas pessoas planejam os projetos por atividades. Claro que as atividades são importantes, mas preciso medir 'resultados'.

Isso significa que em determinado momento do seu planejamento, você precisa 'ler' seu cronograma e identificar quais são os resultados a serem atingidos por cada atividade.

No geral, não me interessa saber se você telefonou para o cliente, se encaminhou um SMS ou sinal de fumaça. O que importa é ter a certeza que o cliente recebeu a mensagem e tomou a decisão solicitada.

Exemplos:

- Realizar treinamento é atividade. Equipe capacitada é resultado.

- Vamos melhorar a qualidade (atividade). No prazo de 30 dias vamos reduzir em 5 minutos o tempo médio de resposta é resultado.

- Realizaremos uma reunião semanal para debater o problema (atividade). Vamos testar um piloto na primeira semana na filial A e tomar a decisão final em duas semanas (resultado).

- Vamos contratar a equipe base do call center (atividade). Iniciar o atendimento em um mês (resultado).

- Realizar audiência pública (atividade). Aprovar o projeto de lei (resultado).

Por isso recomendo que ao elaborar o planejamento, é importante definir quais indicadores serão utilizados para medir o resultado. Talvez seja interessante definir primeiro os indicadores, para depois definir as atividades. Foco no resultado!

 

PMBOK 4 em português

A versão do Guia PMBOK® em português foi disponibilizada para download no site do PMI®. A versão original PMBOK® 2008 em inglês está disponível deste janeiro de 2009. Vale lembrar que a distribuição do Guia PMBOK® é proibida. Para ter acesso ao download é preciso ser membro do PMI®.

O Guia PMBOK® em português ainda possui partes em inglês, as figuras e tabelas não foram traduzidas.

Será que a edição impressa da 4a edição do PMBOK® também terá partes em inglês?

Erro no atendimento ao cliente

Um cliente me ligou pedindo informações sobre um projeto. Como eu não tinha a informação e não era o responsável pelo projeto, encaminhei os dados do cliente para o gerente do projeto e solicitei que o gerente do projeto entrasse em contato com o cliente.

Dois dias depois o cliente liga novamente para dizer que não recebeu as informações. Fui até a sala do gerente, que me informou que tinha encaminhado as informações por e-mail. Devido ao contexto do problema, a atitude do gerente foi de me passar a cópia do e-mail encaminhado para me "provar" que tinha tentado entrar em contato com o cliente, mas não telefonou para o cliente.

Existem alguns problemas neste cenário. Muito mais importante que me 'provar' que tentou, seria ligar imediatamente para o cliente. Muitos profissionais nas empresas, preocupam-se com o foco errado do problema e, como no exemplo, deixam o cliente sem atendimento adequado enquanto desperdiçam tempo com questões internas de pouca importância.

Criar alternativas e soluções para melhor atenter o cliente é fundamental. As empresas devem organizar um processo de atendimento e treinar as pessoas para que realizem o processo conforme definido.

Comunicação em projetos

Talvez um dos maiores problemas em gerenciamento de projetos seja a comunicação.

Desde pequenos projetos até projetos que envolvem muitas instituições, as falhas de comunicação prejudicam muito o andamento do trabalho.

Precisamos nos comunicar. Precisamos planejar a comunicação dos projetos. Criar canais alternativos. Telefonar, mandar mensagens no celular, sinal de fumaça! seja o que for!

Uma alternativa é criar um blog no site da empresa com acesso restrito. Todas as perguntas e informações ficam registradas num local de fácil acesso para a equipe do projeto.

Escrevam nomes completos, ao mandar um e-mail, inclua nome da empresa, telefone, etc. Permita que as outras pessoas saibam onde e como buscar esclarecimentos sobre as atividades dos projetos.

Comunique-se!

A experiência de gerenciar projetos

Uma das características do gerenciamento de projetos é que ao término do projeto a equipe normalmente é deslocada para um novo projeto. Ou seja, é uma oportunidade de conhecer pessoas e lugares.

A experiência de trabalhar em locais diferentes, muitas vezes morando um ano em cada cidade, é simplesmente fantástica. Você tem a oportunidade de conhecer pessoas, costumes, ou seja, uma nova cultura.

Com tantas mudanças a pessoa acaba acumulando conhecimento e experiência em diversas áreas de conhecimento. E pessoalmente, amadurece mais rapidamente do que aquelas pessoas que passam anos trabalhando numa mesma função ou num mesmo lugar.

Coisas novas, pessoas novas, novas experiências, isso é o gerenciamento de projetos. É ter a oportunidade de crescer rapidamente, trabalhando com uma área de conhecimento que está crescendo no mundo todo.

Além do mais, as ferramentas e técnicas de planejamento de projetos, você irá utilizar para planejar sua vida pessoal. E uma coisa puxa a outra, tudo melhora a cada dia.

Gerenciar projetos realmente vale a pena!

Que tal um cafezinho?

A informalidade no gerenciamento de projetos é fundamental para o sucesso dos projetos.

O gerente de projeto precisa pensar em como vai administrar o conhecimento do projeto. Administrar o conhecimento do projeto envolve processos formais e também envolve pensar até em como as pessoas irão conversar nos momentos informais.

Muitas diferenças podem existir no ambiente de trabalho pela dificuldade que algumas pessoas têm de ser claras umas com as outras. Ou de se sentirem mal em tentar falar alguma crítica para um colega.

As reuniões informais criam um bom ambiente de trabalho e fazem com que as pessoas se aproximem cada vez mais.

É preciso pensar até qual o melhor local para deixar o cafezinho. O local do cafezinho pode ter um bom impacto na equipe do projeto, ou ao contrário, pode atrapalhar.

Estes pequenos detalhes podem mudar a história de um projeto. Poucos são os gerentes que possuem a capacidade de perceber estes detalhes no ambiente de projetos.

Então, que tal um cafezinho?

A Responsabilidade é do Gerente

Já vi muitas justificativas de gerentes de projetos, que as coisas não dão certo por causa disso e daquilo. Coisas do tipo o fornecedor atrasou, a minha equipe não atende as espectativas, choveu e por aí vai.

Fato é que tudo é responsabilidade do gerente do projeto. E não adianta tentar escapar disso. A responsabilidade é do gerente.

Cabe ao gerente de projetos, portanto, tomar todas as medidas necessárias para tentar assegurar que o gerenciamento do projeto será um sucesso. Para isso, é preciso muita atenção, e, muito planejamento.

Gerentes que não planejam, não podem reclamar que seus projetos não funcionam. Não podem reclamar que sua equipe não gera resultados. É preciso planejar, e ponto final.

E planejar envolve planejar todas as dimensões ou todas as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos.

Por isso, se você é gerente de projetos, fique esperto. Reclamar acaba com sua própria imagem, com sua própria reputação. Seja responsável, seja simples e objetivo. E procure documentar o projeto de acordo com as boas práticas. Treine muito. Planeje muito. Estude. E leia.

Se você é gerente, a responsabilidade é sua.

Ambiente tranquilo, bons resultados

Sem dúvida um dos principais elementos para o sucesso de um projeto é o grau de sinergia da equipe.

Construir uma boa equipe leva tempo e precisa de esforço. Cabe ao gerente de projeto assegurar que sua equipe trabalhe focada no que é mais importante, e esteja unida na busca por resultados. E para que isso aconteça, é importante que o ambiente do projeto seja tranquilo, onde as pessoas se sentem bem para trabalhar.

Criar um ambiente adequado para o trabalho precisa, principalmente, de motivação e incentivo.

Pequenas regras no trabalho podem ajudar a conquistar isso. A forma como as pessoas conversam, a forma como a equipe encara seus erros e muito mais.

Ao identificar um erro, pense num ambiente tranquilo, procurar culpados não melhora os resultados do trabalho, que é o que interessa. Quando um erro acontece, é importante identificar onde está a falha no processo. 

Melhorar o processo é mais importante que culpar as pessoas. Culpar as pessoas gera um ambiente desagradável e não promove bons resultados para o projeto. Melhorar o processo deverá ter como resultado a redução de erros no futuro e aumenta as chances de sucesso no projeto.

Tudo isso é responsabilidade do gerente de projeto. Cabe ao gerente de projeto criar um ambiente tranquilo, cabe ao gerente de projeto buscar bons resultados.

Planejar o escopo do projeto

Planejar o escopo é fundamental para o sucesso dos projetos. O planejamento do escopo tem impactos significativos em todas as fases do gerenciamento de um projeto.

Em certos casos, uma palavra mal colocada pode criar situações em que o projeto pode fracassar por esta palavra ou uma frase mal formulada. 

É fundamental que o gerente de projetos leia muito, não apenas sobre o tema em que trabalha, mas todo tipo de leitura. É preciso ter capacidade de interpretação de textos. É preciso ter capacidade de análise e síntese. O bom gerente de projetos busca sempre estar atualizado em sua área de atuação e nas práticas de gerenciamento de projetos. Este trabalho de leitura, estudos, análise e interpretação de textos, criam posturas profissionais que permitem melhor elaborar o escopo dos projetos.

Outro aspecto interessante no escopo dos projetos é a verificação do planejamento do escopo por um profissional que não participou da elaboração do texto ou da proposta. Esta recomendação é tão simples que muitas vezes causa até constrangimento em falar sobre isso. O problema é que muitas pessoas subestimam a importância desta verificação do escopo, ou mesmo subestimam a importância do próprio escopo redigido em uma proposta.

Escreva o escopo dos projetos. Páre um tempo. Leia novamente o planejamento realizado. Estude, pesquise, analise, faça críticas. Tudo isso é fundamental para o sucesso do escopo do projeto. E como praticamente todas as demais áreas de conhecimento dependem do gerenciamento do escopo do projeto, um escopo bem feito é a base para o sucesso do projeto.

Um escopo bem feito não garante os resultados do projeto, mas um escopo mal feito, seguramente compromete todas as metas dos projetos.

Bom Papo!

Papo Projeto

A dinâmica dos dias atuais nos faz trabalhar cada vez mais apressados. O gerenciamento de projetos oferece ferramentas e técnicas que podem nos ajudar a tornar o nosso trabalho mais ágil e prazeroso.

Falar de projeto é falar da vida profissional de grande da minoria bem sucedida em sua carreira profissional.

Com certeza, muitos acertos acontecerão na sua vida e muitos erros também. Todos nós iremos errar. O que é preciso é planejar os possíveis problemas, e caso aconteçam, é preciso aprender com os erros.

Mas é preciso aprender com acertos também. As pessoas precisam criar mais espaço para o debate sobre o aprendizado na vida pessoal ou no trabalho.

O aprendizado nos faz acertar mais nos projetos e ter mais sucesso na nossa vida profissional.

É isso! conversar sobre gerenciamento de projetos, sobre o aprendizado no trabalho é ótimo. Criar debate, criticar, aprender. Isso é necessário para o fortalecimento das economias, do trabalho em uma região.

Bom Papo Projeto!