Copa 2014

Com a divulgação das cidades que irão sediar os eventos da Copa do Mundo de Futebol em 2014, fica a expectativa de que as grandes obras de infra-estrutura estejam concluídas com qualidade nos prazos necessários.

Ótimo para o Brasil e excelente para a comunidade de gerenciamento de projetos. Certamente oportunidades de trabalho interessantes irão surgir para todos os envolvidos com gerenciamento de projetos.

É hora de se preparar. Muita leitura, muito treinamento, muita análise crítica sobre sucesso dos seus projetos.

Assim como as cidades se candidataram para a oportunidade de participar deste grande evento, você também deve se preparar.

Sucesso aos bons gerentes de projetos do Brasil!

Foco no resultado

Simplicidade e foco no resultado deveria ser um mantra no ambiente de projetos.

A dificuldade que noto aqui, é que muitas pessoas planejam os projetos por atividades. Claro que as atividades são importantes, mas preciso medir 'resultados'.

Isso significa que em determinado momento do seu planejamento, você precisa 'ler' seu cronograma e identificar quais são os resultados a serem atingidos por cada atividade.

No geral, não me interessa saber se você telefonou para o cliente, se encaminhou um SMS ou sinal de fumaça. O que importa é ter a certeza que o cliente recebeu a mensagem e tomou a decisão solicitada.

Exemplos:

- Realizar treinamento é atividade. Equipe capacitada é resultado.

- Vamos melhorar a qualidade (atividade). No prazo de 30 dias vamos reduzir em 5 minutos o tempo médio de resposta é resultado.

- Realizaremos uma reunião semanal para debater o problema (atividade). Vamos testar um piloto na primeira semana na filial A e tomar a decisão final em duas semanas (resultado).

- Vamos contratar a equipe base do call center (atividade). Iniciar o atendimento em um mês (resultado).

- Realizar audiência pública (atividade). Aprovar o projeto de lei (resultado).

Por isso recomendo que ao elaborar o planejamento, é importante definir quais indicadores serão utilizados para medir o resultado. Talvez seja interessante definir primeiro os indicadores, para depois definir as atividades. Foco no resultado!

 

PMBOK 4 em português

A versão do Guia PMBOK® em português foi disponibilizada para download no site do PMI®. A versão original PMBOK® 2008 em inglês está disponível deste janeiro de 2009. Vale lembrar que a distribuição do Guia PMBOK® é proibida. Para ter acesso ao download é preciso ser membro do PMI®.

O Guia PMBOK® em português ainda possui partes em inglês, as figuras e tabelas não foram traduzidas.

Será que a edição impressa da 4a edição do PMBOK® também terá partes em inglês?

Erro no atendimento ao cliente

Um cliente me ligou pedindo informações sobre um projeto. Como eu não tinha a informação e não era o responsável pelo projeto, encaminhei os dados do cliente para o gerente do projeto e solicitei que o gerente do projeto entrasse em contato com o cliente.

Dois dias depois o cliente liga novamente para dizer que não recebeu as informações. Fui até a sala do gerente, que me informou que tinha encaminhado as informações por e-mail. Devido ao contexto do problema, a atitude do gerente foi de me passar a cópia do e-mail encaminhado para me "provar" que tinha tentado entrar em contato com o cliente, mas não telefonou para o cliente.

Existem alguns problemas neste cenário. Muito mais importante que me 'provar' que tentou, seria ligar imediatamente para o cliente. Muitos profissionais nas empresas, preocupam-se com o foco errado do problema e, como no exemplo, deixam o cliente sem atendimento adequado enquanto desperdiçam tempo com questões internas de pouca importância.

Criar alternativas e soluções para melhor atenter o cliente é fundamental. As empresas devem organizar um processo de atendimento e treinar as pessoas para que realizem o processo conforme definido.

Comunicação em projetos

Talvez um dos maiores problemas em gerenciamento de projetos seja a comunicação.

Desde pequenos projetos até projetos que envolvem muitas instituições, as falhas de comunicação prejudicam muito o andamento do trabalho.

Precisamos nos comunicar. Precisamos planejar a comunicação dos projetos. Criar canais alternativos. Telefonar, mandar mensagens no celular, sinal de fumaça! seja o que for!

Uma alternativa é criar um blog no site da empresa com acesso restrito. Todas as perguntas e informações ficam registradas num local de fácil acesso para a equipe do projeto.

Escrevam nomes completos, ao mandar um e-mail, inclua nome da empresa, telefone, etc. Permita que as outras pessoas saibam onde e como buscar esclarecimentos sobre as atividades dos projetos.

Comunique-se!