Gerenciamento de Projeto e Gerenciamento de Programas

Programa é um conjunto de projetos que, se administrados de forma coordenada, geram resultados que não existiriam caso o gerenciamento desses projetos fossem realizados isoladamente.

Portanto, programa não é um conjunto qualquer de projetos. Usualmente o programa gera benefícios e o projeto gera resultados.

Um grupo de vários projetos executados um após o outro para gerar um resultado maior, não é um programa. É um projeto com subprojetos. Por exemplo, uma empresa que faz a fundação de um edifício, depois a estrutura, depois o restante, isso não pode ser programa, o projeto é um só.

Existe ainda o conceito de Portfólio de Projetos, mas isso fica para outro post! O importante é que você pense como associar seus projetos a outros para gerar benefícios mais significativos. Pense grande!!!

Papel do patrocinador do projeto - sponsor

O patrocinador do projeto ou sponsor do projeto é uma pessoa de alto nível na hierarquia da empresa que fica responsável por assegurar que o gerente e a equipe do projeto terão condições de trabalho e acesso à informação adequados para realizar as entregas do projeto.
O Guia PMBOK define patrocinador como pessoa ou o grupo que fornece recursos financeiros para o projeto.  É o porta voz do projeto com níveis de gerência mais elevado, especialmente para encaminhar questões que estão fora do nível do controle (poder) do gerente de projeto.
Existem basicamente três tipos de comportamento do patrocinador do projeto:
- Ausente: normalmente um diretor ou executivo que está nomeado como patrocinador do projeto mas não quer se envolver com as questões do projeto. Tipicamente, o gerente de projetos tem dificuldade de agenda com esse diretor "não comprometido".
- Operacional: executivo que se envolve demais nos aspectos do projeto, fazendo trabalho da equipe ou do gerente de projeto. Normalmente é um diretor ou alguém da alta administração da empresa com perfil centralizador, que possui dificuldade em delegar trabalho.
- Executivo chefe: patrocinador que faz seu papel corretamente. Disponibiliza fácil acesso ao seu gerente de projeto e só se envolve em questões que realmente precisam de um profissional da alta administração na negociação ou tomada de decisão.

E você, teve alguma experiência boa ou ruim como patrocinador do projeto ou como gerente do projeto?

Sento onde?

Vários detalhes fazem a diferença para o sucesso do projeto. A comunicação, sem dúvida, é uma das áreas que mais interferem no bem estar das pessoas e sua capacidade de gerar resultados.

O gerente de projeto, passa boa parte do seu tempo debatendo planos, basicamente em reuniões.

Alguns detalhes que podem não ser percebidos pela maioria, podem ser importantes. Por exemplo, o local em que cada pessoa senta.

Comece a pensar nisso:
- para fechar um acordo, sento do outro lado da mensa ou ao lado da outra parte?
- ao cumprimentar uma pessoa, você pode fazer isso pelo outro lado da mesa?
- se estiver de frente para a pessoa, é interessante virar a cadeira um pouco para o lado?

A postura ao sentar, a posição das mãos, se você segura ou não algum objeto, também são importantes ao estar numa mesa fazendo uma reunião de negócios.

Procure observar isso!

O que fazer quando cometemos um erro no trabalho

Todos os profissionais cometem erros durante sua carreira, como sempre dizem por aí, errar faz parte da natureza humana.
Ao perceber que cometeu um erro o profissional deve, imediatamente, buscar os envolvidos naquele projeto e avisar sobre a falha. Quanto antes a medida de correção for tomada, antes teremos a situação novamente sob controle.
Deixar de informar uma falha é uma das faltas mais graves que um profissional pode cometer. Quanto mais tempo se espera para enfrentar o problema, mais difícil fica lidar com ele, e os impactos negativos dessa demora são cada vez piores.
Alguns profissionais temem ser demitidos pelas falhas cometidas, e muitas vezes serão. De qualquer forma, cedo ou tarde o reconhecimento da postura profissional ao lidar com a falha irá minimizar os problemas de imagem e, em certos casos, até pesam a favor do profissional.
Errar, sempre erraremos, o importante é assumir, aprender e continuar focado em gerar melhores resultados.

Crie sonhos, gere resultados

Os seres humanos precisam ter um ideal para seguir, e são os sonhos que geram os melhores resultados, acredite!

Todos sabemos que uma visão estratégica bem definida leva a ótimos resultados, seja no trabalho ou na vida pessoal. Além do tradicional pensamento estratégico nas organizações é interessante incentivarmos a visão estratégica das pessoas.

Alimente os sonhos das pessoas. Crie condições para que a pessoa busque seus sonhos. Um sonho, um ideal, além de motivar ajuda as pessoas a terem foco. Ter foco nos direciona a seguir com mais dedicação um determinado caminho.

Assim, alimentar o sonho, o ideal, gera esforço direcionado, gera melhores resultados.

Sonhar também é uma forma de gerar resultados!

Sucesso dos projetos está nas pessoas

Várias ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos disponíveis... mas o que realmente faz toda a diferença são as pessoas.

A equipe do projeto deve ter sinergia para a tomada de decisão, deve trabalhar motivada para buscar os resultados dos projetos. É importante que o gerente do projeto crie um ambiente favorável ao diálogo, bem como, que crie condições das pessoas se motivarem para trabalhar.

Portanto, não se esqueça: bom dia, boa tarde, como vai? desculpe, obrigado, são expressões que devem fazer parte do cotidiano dos projetos.

Sejam projetos simples ou complexos, os bons resultados estão normalmente associados a uma boa convivência entre aqueles que trabalham no dia-a-dia.

Falando em Gerenciamento de Projetos

Encontrar páginas na Internet que falam sobre gerenciamento de projetos é muito fácil. Copiar e colar conteúdo, repetir o que outros falaram é fácil. E isso é um problema, e muito sério.

Profissionais que não entendem o que é gerenciamento de projetos resolvem defender essa ou aquela "metodologia" (note que metodologia está entre aspas, pois o que muitos chamam de metodologia de gerenciamento de projetos, não é metodologia...). Até alguns cursos de pós-gradução que, infelizmente, possuem disciplinas apresentadas de forma equivocada, fora de ordem, incompletas ou com erros de conceitos.

A diga é simples, você pode ler o que aparecer pela frente. MAS... pense, pense muito sobre o que leu, e busque outras fontes de informação CONFIÁVEIS para confirmar se o que leu é um texto adequado ou é uma grande besteira.

Quer mesmo aprender gerenciamento de projetos?

Leia materiais de fonte confiável, compre livros atualizados, participe de grupos de discussão relevantes, busque artigos de autores que participaram de congressos e seminários nacionais ou internacionais.

Tipos de poder e o respeito no gerenciamento de projetos

Existem alguns tipos de poder que podem ser utilizados no gerenciamento de projetos.

Sem entrar em muitos detalhes, um deles é o poder do expert (é o especialista). Esse tipo de poder pode ser observado quando, por exemplo, em uma reunião, ao surgir uma dúvida, todos olham para a mesma pessoa na expectativa de que a dúvida seja esclarecida.

Outro tipo de poder é o poder hierárquico, por designação. Quando a equipe respeita as ordens devido ao cargo formal exercido pela pessoa.

Existem outros tipos de poder, mas não irei aprofundar agora.

Já observei uma prática que considero inadequada, que é exercer o poder com base em pressão por ameaças. Como regra geral, este tipo de atitude precisa deve ser evitado. Criar um clima de constrangimento ou ameaças no ambiente de trabalho é uma atitude que inadmissível.

Mantenha um bom clima de diálogo em sua equipe de projetos. Mostre autoridade com decisões rápidas, coerente com os princípios da empresa e boas práticas de gerenciamento de projetos. Dê exemplo de atitudes corretas para sua equipe.

Criar um ambiente em que as pessoas tenham conforto para expressar a opinião gera soluções interessantes, mantém um bom clima de trabalho e demonstra respeito com o ser humano.

Psicologia no Gerenciamento de Projetos

Compreender como suas emoções influenciam seu comportamento pode fazer grande diferença para gerenciar um projeto. Um bom gerente de projetos deve ainda ter a capacidade de perceber o estado emocional dos integrantes de sua equipe.

Você não precisa tornar-se um Daniel Goleman, mas é importante incluir em seus pensamentos que a capacidade de controlar-se e a capacidade de perceber os sinais de sua equipe são fatores importantes no trabalho.

Saber quando e como questionar o desempenho da equipe e dos resultados do projeto é um grande diferencial. Elaborar as perguntas de forma que as pessoas entendam claramente o problema é também importante.

Assim, é muito interessante buscar artigos sobre comunicação e sobre psicologia no trabalho para ter sucesso no gerenciamento de projetos.

Capacitação em Gerenciamento de Projetos

Duas coisas são graves problemas em termos de capacitação em Gerenciamento de Projetos.

Primeiro, muitas pessoas que trabalham com gerenciamento de projetos não sabe que trabalham com o tema e, quando sabem, muitas vezes não fazem capacitação em gerenciamento de projetos. Segundo, muitas capacitações que temos são pouco práticas, focando em aspectos importantes para aqueles que já possuem uma noção, mas não atendem aspectos básicos de um planejamento. Explico:

Antes de ensinarmos gerenciamento de projetos, as pessoas precisam saber o que é e dominar o uso de:
Objetivo, justificativa, histórico, projeto, etapa, restrições, planejamento, plano de projeto, estratégia, benefício, resultado, serviço, entrega, ação, tarefa, atividade, etc.
Você tem segurança em todos estes temas? Estude!

Lançamento do PMBOK 4a edição em português

A quarta edição do Guia PMBOK®, que já está disponível para download desde o início do ano para os membros do PMI®, ainda não pode ser encontrada em cópia impressa.


Segundo o site LivrosProjetos.com.br o lançamento da cópia impressa do Guia PMBOK® quarta edição deverá ocorrer em 30 de setembro.


Assim como acontece no site LivrosProjetos.com.br, no site do PMI®, o PMBOK® 4ed está disponivel para pré-venda.

Microsoft anuncia o MS-Project 2010

A Microsoft anunciou o lançamento da atualização do MS-Project. O MS-Project 2010.

O MS-Project 2010 faz parte do pacote do Office. De 14 a 17 de setembro haverá a Project Conference 2009, onde haverá apresentação técnica e treinamento no MS-Project 2010.

Veja as principais características do MS-Project 2010: (em inglês)


Project 2010 builds on the Project 2007 foundation to provide an end-to-end work management platform. The key investment areas are targeted at letting you choose the right tools that can evolve with you:

• Enhance user experience and appeal
  
  • Fluent user interface
  • User controlled scheduling
  • Powerful new views
  • Web-based project editing
    
• Improve execution with effective collaboration
  
  • Integration with SharePoint Server 2010
  • Richer workgroup collaboration
  • Enhanced time/status tracking
    
• Unify project and portfolio management
  
  • Common user experience through full PPM lifecycle
  • Improved demand management
  • Better reporting and BI
    
• Simplify deployment and extend interoperability
  
  • Microsoft Exchange integration
  • 64-bit compatibility of client and server
  • No ActiveX dependency

Comunicação, mais pessoas, mais falhas!

Por ruídos de comunicação, tive uma surpresa engraçada. Solicitei aos gerentes de projeto da empresa um resumo de duas páginas de cada proposta de projeto. Um deles me surpreendeu quando apresentou um resumo de 9 páginas, uma grande diferença!

Ao perguntar para o técnico que desenvolveu o trabalho as razões para tantos detalhes, enquanto ele me explicava notei que ele não recebeu as instruções entregues aos gerentes.

As instruções foram apresentadas em reunião, constaram no registro da reunião e também encaminhadas aos participantes por e-mail posteriormente.

Mesmo assim, a pessoa que fez o trabalho soube da atividade "no corredor" e desenvolveu, com execlente dedicação, algo que eu não solicitei.

Por mais cauteloso que se tente ser, quanto mais pessoas envolvidas, maior a possibilidade de falhas! É importante conversar diretamente com a pessoa que irá realizar o trabalho e manter o contato durante o seu desenvolvimento.

Turbine sua carreira com cursos de gerenciamento de projetos

Fonte: itweb

Retração financeira, empregos por um fio e um cenário marcado pela instabilidade. A época é de vacas magras, porém, os especialistas aconselham que os profissionais devem turbinar seus currículos para mostrar diferenciação dentro e fora da empresa. Mas quais os cursos que podem dourar o histórico do executivo e até significar melhores salários? Para Margot Nick, gerente da consultoria Kienbaum, especializada em recrutamento e seleção de altos executivos e média gerência, os cursos de gerenciamento de projetos e diplomas nas áreas de Itil e data mining estão na mira dos empregadores. "São temas que valorizam qualquer currículo", afirma.

Leia a continuação deste artigo no IT Web:

http://www.itweb.com.br/noticias/index.asp?cod=59330

Atualize-se e melhore o desempenho dos projetos

Estamos sempre ouvindo como está dinâmico o ambiente de trabalho, especialmente no contexto de projetos.

É preciso estar sempre atualizado, ler e estudar sempre é determinante para assegurar uma carreira profissional. Novas soluções estão surgindo diariamente, tecnologias, ferramentas, pontos de vista.

Ficar parado é ficar para trás. Quem não lê, perde grandes oportunidades. Livros, sites, revistas, blogs, apostilas, twitter, podcasts, listas de discussão, enfim, estar sempre buscando aprimorar os conhecimentos.

Como a maioria das pessoas não estuda, estudar um pouco mais que os demais pode trazer um bom diferencial para sua carreira.

Prepare uma agenda, separando o quê e quando você irá estudar, reserve um tempo diário para isso, 20 minutos, uma hora, de acordo com suas possibilidades.

Além dos materiais nacionais, procure publicações estrangeiras, assim você pode saber das coisas antes delas chegarem aos livros traduzidos.

Fique ligado! Em gerenciamento de projetos você precisa acompanhar as mudanças e estar atento às oportunidades. Monte uma boa biblioteca e gere resultados mais significativos e diferenciados, só depende de você. Se são tempos de crise, invista em você!

Pense positivamente, seja pró-ativo

No ambiente de projetos é preciso ser proativo, antecipando os potenciais problemas e minimizando a possibilidade de falhas antes que elas ocorram.

Normalmente, o projeto é único e exclusivo, e você pode ganhar muito com isso. É importante pensar positivamente. Veja o projeto sempre como uma oportunidade. São oportunidades para conhecer pessoas, oportunidades para criar novos processos, oportunidades para experimentar situações diferentes, oportunidades para crescer profissionalmente, e por aí vai.

Cada projeto é um novo desafio. Cada projeto é um novo tipo de prazer, um novo aprendizado. Mantenha este clima positivo de trabalho e incentive sua equipe a ter a percepção destas oportunidades.

Ao se deparar como uma situação problema, a melhor atitude do gerente de projetos, é enfrentar imediatamente. Deixar para pensar em solucionar depois normalmente é pior. Esperar limita a quantidade de possíveis escolhas e os impactos negativos tendem a ser maiores maiores.

Aproveite cada momento dos seus projetos! Descubra e crie oportunidades, seja pró-ativo!

Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos

Em novembro deste ano haverá o 4o. Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos. Para quem é da área, está aberta a chamada de trabalhos para publicação de artigos.

Acompanhe as informações sobre o congresso no site do PMI Capítulo de Minas Gerais http://www.pmimg.org.br.

Para autores, clique aqui para ver os temas da a chamada de trabalhos. Os artigos devem ser encaminhados até 10/08/2009.

Se você trabalha com gerenciamento de projetos, participe!

Agenda indefinida causa baixa produtividade

O fato de algumas organizações não definirem um planejamento geram análises inconsistentes de cenários e desperdício de esforço de seus colaboradores.

A indefinição de uma agenda, leva os profissionais a dispersarem no trabalho. Tal fato resulta naturalmente em baixa produtividade.

Com a falta de planejamento, as solicitações acabam sendo sempre 'urgentes'. Dessa forma, muitas atividades adquirem uma complexidade 'percebida' muito superior àquela complexidade 'real', caso a atividade tivesse sido solicitada com a antecedência possível. Ainda, muitos erros de entregas são cometidos em virtude das solicitações 'urgentes' feitas às pressas (leia-se 'urgentes'='mal planejadas').

Resumindo, a baixa produtividade da equipe e alguns erros de entregas podem ter uma causa bem definida, falta planejamento, ou seja, a 'culpa' é do gerente.

Urgente não é importante

Dentre os erros de gerentes de projetos que podemos encontrar é a ansiedade de resolver tudo 'para ontem'.

Nem todas as atividades são urgentes e nem todas as atividades são importantes. E, saber diferenciar o que é urgente do que é importante é uma das questões mais "importantes" para o gerente de projetos.

Em um dos livros de Goldratt, Corrente Crítica, o autor chama atenção para a priorização das atividades (dentre outras coisas muito interessantes na análise de um cronograma). Tentar fazer tudo ao mesmo tempo, não torna o projeto mais rápido.

Priorizar. Esta é a chave para o sucesso.

Faça um mapa dos projetos da empresa. Defina os mais importantes e faça uma análise detalhada do planejamento desses projetos. Quanto aos demais, deixe simplesmente acontecer.

Procure sempre pensar o que é urgente e o que é importante. Se você nunca faz o importante, sempre estará apagando incêndios, sempre no urgente. Você irá aguentar até quando?

Priorize seu trabalho. Faça o que é importante!

Planejamento rápido vale a pena?

Muitos gerentes de projetos negligenciam as etapas de planejamento. O problema de inciar um projeto sem planejamento é que o gerente de projetos irá deixar de identificar potenciais falhas ou oportunidades dos projetos.

É mais fácil e rápido prestar contas de um projeto quando os indicadores de desempenho são definidos com antecedência. Para quem utiliza Work Breakdown Structure (WBS), é importante desenvolver a WBS pensando nos indicadores de desempenho.

Pela falta de planejamento e monitoramento, muitos gerentes de projetos gastam horas de suas equipes para gerar relatórios que muitas vezes são criados praticamente "do zero". O resultado é um desperdício de tempo (e dinheiro) do projeto, e ainda, da paciência das equipes. Os relatórios gerados às pressas também costumam pecar por informações imprecisas, apresentação inadequada e até reuniões mais longas, pois informações importantes muitas vezes são esquecidas.

Dedicar horas ao planejamento não é um desperdício. É um ótimo investimento, mas cabe ao gerente de projetos determinar a forma e o tipo de detalhamento de cada projeto de acordo com a complexidade, valor, grau de inovação, etc.

Sucesso nos projetos! Muitos planos e muitos estudos!