Escopo do projeto ou escopo do produto

Um dos principais fatores de sucesso de um projeto, talvez o principal..., é entregar tudo o que foi prometido no escopo do projeto.
Os gerentes de projeto dedicam especial atenção para as chamadas mudanças do escopo do projeto. Se o projeto perde o controle das mudanças, o projeto tende a não terminar "nunca". Isso leva a equipe do projeto, o gerente do projeto e demais envolvidos, especialmente o cliente, a ter uma insatisfação enorme.
Entretanto, falta na comunidade de gerenciamento de projetos, uma avaliação mais profunda sobre o que é escopo de projeto e escopo de produto.
O escopo do produto, define as características técnicas do produto do projeto. Já o escopo do projeto está relacionado ao trabalho necessário para realizar as entregas do projeto. Assim, quando se fala em mudança de escopo, controle de mudanças e o controle do escopo, propriamente dito, é preciso deixar claro se trata-se do escopo do projeto ou escopo do produto.
Em geral, o escopo do projeto costuma mudar devido às incertezas características de projetos. Já mudar o escopo do produto, pode não ser tão desejado assim.

Foco no resultado

Simplicidade e foco no resultado deveria ser um mantra no ambiente de projetos.

A dificuldade que noto aqui, é que muitas pessoas planejam os projetos por atividades. Claro que as atividades são importantes, mas preciso medir 'resultados'.

Isso significa que em determinado momento do seu planejamento, você precisa 'ler' seu cronograma e identificar quais são os resultados a serem atingidos por cada atividade.

No geral, não me interessa saber se você telefonou para o cliente, se encaminhou um SMS ou sinal de fumaça. O que importa é ter a certeza que o cliente recebeu a mensagem e tomou a decisão solicitada.

Exemplos:

- Realizar treinamento é atividade. Equipe capacitada é resultado.

- Vamos melhorar a qualidade (atividade). No prazo de 30 dias vamos reduzir em 5 minutos o tempo médio de resposta é resultado.

- Realizaremos uma reunião semanal para debater o problema (atividade). Vamos testar um piloto na primeira semana na filial A e tomar a decisão final em duas semanas (resultado).

- Vamos contratar a equipe base do call center (atividade). Iniciar o atendimento em um mês (resultado).

- Realizar audiência pública (atividade). Aprovar o projeto de lei (resultado).

Por isso recomendo que ao elaborar o planejamento, é importante definir quais indicadores serão utilizados para medir o resultado. Talvez seja interessante definir primeiro os indicadores, para depois definir as atividades. Foco no resultado!

 

Planejar o escopo do projeto

Planejar o escopo é fundamental para o sucesso dos projetos. O planejamento do escopo tem impactos significativos em todas as fases do gerenciamento de um projeto.

Em certos casos, uma palavra mal colocada pode criar situações em que o projeto pode fracassar por esta palavra ou uma frase mal formulada. 

É fundamental que o gerente de projetos leia muito, não apenas sobre o tema em que trabalha, mas todo tipo de leitura. É preciso ter capacidade de interpretação de textos. É preciso ter capacidade de análise e síntese. O bom gerente de projetos busca sempre estar atualizado em sua área de atuação e nas práticas de gerenciamento de projetos. Este trabalho de leitura, estudos, análise e interpretação de textos, criam posturas profissionais que permitem melhor elaborar o escopo dos projetos.

Outro aspecto interessante no escopo dos projetos é a verificação do planejamento do escopo por um profissional que não participou da elaboração do texto ou da proposta. Esta recomendação é tão simples que muitas vezes causa até constrangimento em falar sobre isso. O problema é que muitas pessoas subestimam a importância desta verificação do escopo, ou mesmo subestimam a importância do próprio escopo redigido em uma proposta.

Escreva o escopo dos projetos. Páre um tempo. Leia novamente o planejamento realizado. Estude, pesquise, analise, faça críticas. Tudo isso é fundamental para o sucesso do escopo do projeto. E como praticamente todas as demais áreas de conhecimento dependem do gerenciamento do escopo do projeto, um escopo bem feito é a base para o sucesso do projeto.

Um escopo bem feito não garante os resultados do projeto, mas um escopo mal feito, seguramente compromete todas as metas dos projetos.

Bom Papo!